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试着聪明工作

2015 年 02 月 10 日

学习有效率的做事方法,既然工作己经很痛苦了,那就别让它占据你太多时间。

埋头努力认真工作,当然是值得鼓励的事情,可是辛苦加班超时工作,就不是一件让人开心的事情了。从工作中可以得到认同、得到成就感固然开心,但我们大部分的人其实只是把工作当成一种赚取生活费用的手段,其他能够得到的东西只不过是附加价值而己。既然工作只是为了赚取生活费不得不做的事情,那就尽量不要让它占据太多时间,我们应该保有更多自己的时间,那样的生活才更快乐、更有意义。

你的人生不该只有工作与睡觉,该有更多采多姿的人生,你应该学习如何更有效率处理自己的工作,我想分享一些自己处理工作内容的建议给你参考,或许你能试着找出适合自己的工作方法。

熟悉你的工具

想要加快自己处理工作的速度,熟悉你的工具是最基本的一件事,就像是打拳的人要先能扎好马步、写书法要先学会磨墨。比方说,木工师傅就要知道快速锯木头的绝窍,美发师要能够将手里的剪刀运用自如,你是上班族当然就要懂得使用电脑软件的操作技巧。

对于你工作上必要的工具,不该只是会使用,应该还会懂得运用,有些东西是可以熟能生巧,有些技巧则是要先透过学习,例如运用电脑软件的快捷键、搜寻特定数据库的方式等。熟悉工作时使用的工具后,你做事的速度自然会加快,时间久了,你也会领悟出有效运用工具的方法,让你工作变得更有效率。

管理自己的工作项目

当你很熟悉自己的工作工具后,就算你不是主管,也要学习去管理自己的工作。尤其是工作很多的时候,就要尽量把工作系统化、条列式去管理它,如果抱着“工作来了就做”的心态做事,一定会很没有效率,因为你没有妥善运用工作时间。

我习惯把自己的工作项目做分类,像是用工作期程来分成“规划中”、“执行中”,一般来说“执行中”我会用六成时间处理,三成用来做规划中的事,剩下一成是弹性运用,然后再依每个工作项目预计完成时间来判断该先做什么事情,如果两项工作的预计完成时间,我会依工作的难易度来决定先后顺序,通常会先解决简单的,再集中火力处理麻烦的,这样可以有效率地运用工作时间,并且可以同时处理多项工作。

集中火力做好一件事

除了依自己的工作内容去做好最适合的分类处理,懂得分配好自己的时间也是让工作效率提升的重点。前面提到我会依工作期程来分配自己处理的时间,另外我还会让自己在某段时间内只专心做一件事。

或许有人会觉得一个人做事不是应该多工处理比较好吗?我认为专心做一件事的速度与效果都会比较好,但不可能让你从头到尾都只处理一件事,这样其他工作都不用做了,所以我至少会每天运用一些时间是让自己只处理某件事。

比方说,我每天有很多e-mail邮件要处理,如果三不五时要中断其他工作用琐碎的时间去处理它,其实很麻烦又容易分心会影响到其他工作,每天早上与下午会各拨出半个小时至1个小时专心阅读与回复这些邮件,既不会影响到工作品质又可以有效率处理,对我来说是最适合的方式,找出适合你自己的时间运用方式是让你能准时下班的关键!

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阿飞

正在努力抓住青春尾巴的臭酸大叔。 作家,同时也是行销人。撰写感性的文字,却从事具备理性的工作,没有精神错乱也是一种不得了的才能吧?

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4 Discussion to this post

  1. 陈书涵表示:

    啊飞大叔你好
    你最近写了一篇该紧握还是该放手,写出现实生活中太多人的感受真的好棒

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